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Las aplicaciones de mensajería instantánea (tales como WhatsApp) se volvieron prácticamente indispensables en nuestro día a día y, con la llegada del nuevo curso académico, resurge una creciente problemática: los grupos de WhatsApp creados para recibir comunicaciones escolares de los colegios y que seguro muchos padres han estado ya usando estas primeras semanas del curso.
A pesar de que emplear dichos grupos escolares puede resultar, en un principio, una opción más atractiva por su aparente comodidad e inmediatez, lo cierto es que también muchos de sus participantes no quieren formar parte de estos, bien sea porque ven comprometida su privacidad y/o la de sus hijos, o simplemente porque han sido añadidos sin su consentimiento.
Esta preocupación no es en absoluto baladí, por lo que, en el presente artículo analizamos la notoria incidencia que tienen las comunicaciones escolares a través de los grupos de mensajería instantánea, así como su posible viabilidad en términos legales.
Bajo esa tesitura, previamente debemos diferenciar los siguientes supuestos:
1. Grupos de WhatsApp creados por el colegio para comunicaciones escolares entre profesores y padres de alumnos y/o entre profesores y alumnos
Cuando un colegio procede a la creación de un grupo de WhatsApp integrado por los padres de una determinada clase, estaría realizando un tratamiento de datos, configurándose como responsable del tratamiento y, por tanto, siendo el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de plena aplicación.
A su vez, este tratamiento implica la compartición de los datos personales de los padres con el resto de los integrantes del grupo, siendo necesario, en todo caso, el consentimiento de los padres para poder realizar este tratamiento.
2. Grupos de WhatsApp creados entre padres de alumnos para comunicaciones escolares
Dado que los padres actuarían desde la perspectiva de su esfera personal, y no como personal vinculado al colegio, dicha actividad podría llegar a quedar excluida del ámbito de aplicación de la normativa en materia de protección de datos, dado que la misma excluye expresamente el tratamiento de datos personales “efectuado por una persona física en el ejercicio de actividades exclusivamente personales o domésticas”.
No obstante, más vale prevenir que curar, por lo que, teniendo en cuenta que estos grupos pueden estar compuestos por una multitud de personas que no necesariamente se conocen entre sí y que se estarían compartiendo datos personales de varios tipos (tales como el nombre, apellidos, teléfono e incluso, la imagen de los contactos añadidos al grupo), lo recomendable es que, aun cuando podamos ampararnos en la excepción del ámbito doméstico, se trate de recabar el consentimiento previo de cada uno de las padres o madres que se quieran añadir a dicho grupo. A pesar de que este método pueda resultar más tedioso y poco práctico, es la única manera en la que se podrá evitar incurrir en una eventual sanción de la Agencia Española de Protección de Datos (en adelante, AEPD) por infringir, entre otros, el principio de confidencialidad de la información.
3. Grupos de WhatsApp creados por el AMPA (Asociaciones de Madres y Padres de Alumnos)
A los supuestos anteriores se le puede sumar uno más, el de las comunicaciones realizadas por el AMPA. La legitimación del tratamiento de datos de padres y alumnos por parte de este ente que goza de personalidad jurídica propia dependerá de si los datos tratados son relativos a padres y alumnos asociados al propio AMPA. En el primer caso, el tratamiento se legitimará en la ejecución contractual, mientras que para el segundo si será necesario recabar el consentimiento.
Sin embargo, la inclusión en un grupo de WhatsApp entre AMPA y los padres del colegio en cuestión requerirá de un consentimiento previo e informado, independientemente de que sean asociados o no, puesto que la inclusión en un grupo de WhatsApp para los fines indicados no podrá ampararse en la relación que vincula al AMPA con sus asociados.
En definitiva, la creación de un grupo de WhatsApp para la realización de comunicaciones escolares y la integración de los miembros ha de aceptarse por todos ellos, para así poder salvaguardar los derechos protegidos en la normativa de protección de datos.
¿Cómo se deben tratar los datos de los alumnos menores de edad?
Los niños merecen una protección específica de sus datos personales, ya que pueden ser menos conscientes de los riesgos, consecuencias, garantías y derechos que un tratamiento de sus datos podría suponer. Por tanto, al margen de que la normativa proteja a los menores y vele por el interés superior de estos, deben ser los padres, madres o tutores quienes les protejan, sin perjuicio de que este deber se vea extendido a los colegios cuando se lleva a cabo la publicación o difusión de sus datos personales a través de WhatsApp u otros aplicativos similares.
Es importante tener en cuenta que, la recogida y tratamiento de datos de menores de edad requieren ser consentidos por quien ostente la patria potestad o tutela de los menores, considerándose cómo tal aquellos cuya edad sea inferior a los 14 años.
¿Qué información se puede aplicar en los grupos de WhatsApp?
Profundizando en el tipo de documentación e información que puede facilitarse a través de dichos grupos, lo ideal es que estas tengan carácter estrictamente académico.
Por tanto, a la hora de compartir imágenes y difundirlas a través de WhatsApp, se ha de tener en cuenta si las mismas forma parte o no de la función educativa del colegio.
¿Cuál es el criterio de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)?
Sin perjuicio de lo expuesto anteriormente, tal y como indica la AEPD, no se recomienda el uso de aplicaciones de mensajería instantánea para realizar comunicaciones escolares en los supuestos contemplados a lo largo del presente artículo. En ese sentido, preferiblemente, las mismas deberán llevarse a cabo a través de los medios puestos a disposición por el colegio, esto es, las plataformas educativas o el correo electrónico del centro destinado a tales efectos.
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Sergio Fernández y Adrián Manrique
Abogados en el área de protección de datos y derecho digital
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