La adaptación de los sistemas de facturación de la empresa familiar a la normativa “VERIFACTU”

Ahora que está de actualidad (otra vez…) la “Caja B” de los partidos políticos, no deja de resultar irónico que las empresas familiares se enfrenten a la inminente entrada en vigor del nuevo marco legal denominado coloquialmente VERIFACTU, y que no es otra cosa que la adaptación del software de facturación a la Ley Antifraude.

Cercano ya 2026, los responsables de la empresa familiar reciben continuamente advertencias sobre la imposición de la factura digital, la obligada remisión de las facturas a Hacienda, los costes de la implementación del nuevo sistema… resulta conveniente clarificar algunos aspectos para afrontar con tranquilidad esta nueva regulación.

En realidad la empresa familiar enfrenta un doble reto: por un lado la adaptación de los procesos de facturación (en la terminología legal, Sistemas Informáticos de Facturación) exigida con la aprobación de la Ley Antifraude en el año 2021, cuyo objetivo inmediato es la eliminación de las prácticas de doble contabilidad y que entrará en vigor el próximo 1 de enero de 2026 (1 de julio de 2026 para los autónomos); por otro lado, la imposición obligatoria de la factura electrónica y su remisión (también obligatoria) a la Hacienda Pública, esta vez al amparo de la denominada Ley Crea y Crece de 2022, y que no tiene todavía fecha de entrada en vigor. Ambas normas buscan, conjuntamente, la erradicación del fraude fiscal y la digitalización de las empresas. Pero centrémonos en la primera, que es la que nos afecta de forma inminente, dejando para más adelante la adaptación a la factura digital, y despejemos algunas dudas básicas en lo que se refiere al Software de facturación (vamos a llamarle, a partir de ahora, SIF).

Como se ha avanzado, a partir de 2026, los SIF deberán cumplir una serie de requisitos legales que incorporen unas medidas de seguridad y control cuyo objetivo último es evitar o al menos dificultar que se pueda cometer fraude en el proceso de emisión de facturas (es decir, que una vez adaptado nuestro SIF, no será posible alterar o borrar registros de facturación).

¿Cuándo se está obligado a cumplir con el sistema VERIFACTU en la empresa familiar?

En primer lugar, hay que tener claro que será necesario cumplir con esta regulación en la empresa familiar si se da un doble requisito: (i) ser un sujeto obligado de acuerdo con la norma y (ii) utilizar un SIF.

Así, la nueva regulación afecta, en líneas generales, a los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades respecto de las actividades por las que expidan factura, y a los sujetos pasivos del IRPF, siempre que estos últimos desarrollen actividades económicas. Es decir, no se verá afectada, por ejemplo, la persona física arrendadora de un piso o un local. Tampoco una sociedad que desarrolle actividades exentas por las que no deba expedir factura de acuerdo con el reglamento de facturación.

Sí que está sometida a la nueva regulación la emisión de facturas simplificadas (tiques). Y no están obligados a cumplir la nueva regulación las empresas que, de forma obligatoria o voluntaria, lleven sus libros de IVA a través del Suministro Inmediato de Información (SII). Y también estarán obligadas las empresas que facturan en nombre de terceros por las facturas que expiden a nombre de sus proveedores (salvo que estén incluidos en el SII).

Por otro lado, no tendrán que adaptarse aquellas empresas (ciertamente, las menos) que no utilicen un SIF para expedir sus facturas, sino que las emitan de forma manual.  Pero atención, si la empresa familiar confecciona sus facturas en formato Word o Excel, tampoco va a quedar eximida automáticamente del cumplimiento de la norma. Si estos archivos se utilizan, por ejemplo, programando datos macro, y procesando por tanto la información, deberemos adaptarnos a las previsiones de la ley.

¿Y cómo cumplimos con la nueva regulación VERIFACTU?

A priori tenemos dos mecanismos: bien adaptando nuestro SIF a las previsiones legales, bien acogiéndonos a la aplicación gratuita disponible en la web de la AEAT denominada VERIFACTU. En el primer caso deberemos solicitar a nuestro proveedor de software una declaración responsable conforme nuestro SIF se encuentra adaptado a la norma; en el segundo caso, deberemos remitir los datos de nuestras facturas a la AEAT mediante la aplicación VERIFACTU.

Es importante destacar, sin embargo, que, aunque la empresa no se acoja a esta segunda opción, su SIF debe estar en condiciones de conectarse con la AEAT, o adoptar en cualquier momento la modalidad VERIFACTU, con remisión en línea a la AEAT.

De hecho, ya se ha amenazado con una mayor vigilancia sobre las empresas que opten por la adaptación de su SIF sin utilización de VERIFACTU, lo que no deja de ser preocupante a la vista de las sanciones a afrontar en caso de incumplimiento (¡50.000 euros por ejercicio!).

En fin, la única certeza para la empresa familiar es que nuestra Hacienda Pública (y la Caja B de los partidos políticos) siempre será como el dinosaurio del cuento de Monterroso: cada vez que nos despertemos estará allí…

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Rafael Granados  – Grupo Empresa Familiar

Director en el área tributaria