La nueva normativa en materia de Teletrabajo en el año 2021

Tras un año con novedades legislativas casi a diario, en octubre del 2020, entró en vigor el Real Decreto-Ley 28/2020, de 22 de septiembre, con el objetivo de regular el futuro del teletrabajo. Nos proponemos analizar la normativa para disipar las dudas que puedan surgir en la empresa en el 2021.

En primer lugar, debemos aclarar que esta regulación no es aplicable al teletrabajo implantado excepcionalmente con motivo de la crisis sanitaria COVID-19. No obstante, para dicha situación de teletrabajo en la empresa, las empresas no están eximidas de la obligación de dotar de los medios, equipos, herramientas y consumibles que exige el desarrollo del teletrabajo, así como compensar los gastos ocasionados por esta forma de trabajo a distancia, si existieran y no hubieran sido ya compensados.

¿Cómo aplico la nueva normativa en mi empresa durante el 2021?

Para formalizar la prestación de servicios a distancia o mediante teletrabajo en la empresa se debe realizar necesariamente a través de la firma de un acuerdo por escrito entre el trabajador y la empresa, no pudiendo celebrarse de forma verbal. El incumplimiento de esta formalidad conllevaría una infracción administrativa grave de hasta 6.250 euros.

Este acuerdo podría celebrarse al inicio del contrato de trabajo o en un momento posterior. En todo caso, deberá formalizarse antes de que se inicie el teletrabajo.

¿Qué requisitos debe cumplir el acuerdo sobre teletrabajo?

La normativa del teletrabajo durante el 2021 exigirá que la actividad a distancia deba ser regular, es decir, que en un período de referencia de tres meses, se preste un mínimo del 30% de la jornada de trabajo desde fuera de la oficina. Si el contrato de trabajo se celebrara con un menor de 18 años o es un contrato en prácticas y para la formación y, debe garantizarse como mínimo, un porcentaje de prestación de servicios presencial del 50%.

Esta modalidad no puede imponerse, por lo que tiene carácter voluntario tanto para la persona trabajadora como para la empresa, no pudiendo ser impuesto por la vía del artículo 41 del Estatuto de los Trabajadores (modificación sustancial de condiciones de trabajo), ni tampoco se podrá extinguir el contrato de trabajo en caso de negativa por el trabajador a realizar teletrabajo.

El acuerdo de trabajo a distancia debe comunicarse a los representantes de las personas trabajadoras, entregándoles una copia del mismo en un plazo no superior a diez días desde su formalización. Dicha copia deberá ser firmada por la representación de los trabajadores a los efectos de acreditar que se ha producido la entrega. Asimismo, habrá de enviarse a la correspondiente oficina de empleo. En caso de no existir representantes de trabajadores en la empresa, deberá formalizarse por escrito y remitirse directamente a la oficina de empleo.

El acuerdo de trabajo a distancia deberá tener el siguiente contenido mínimo obligatorio:

  1. Inventario de los medios, equipos y herramientas que exige el desarrollo del trabajo a distancia concertado.
  2. Enumeración de los gastos, que pudiera tener la persona trabajadora por el hecho de prestar servicios a distancia, así como forma de cuantificación de la compensación que obligatoriamente debe abonar la empresa y momento y forma para realizar la misma.
  3. Horario de trabajo de la persona trabajadora.
  4. Porcentaje y distribución del trabajo presencial y trabajo a distancia.
  5. Centro de trabajo de la empresa al que queda adscrita la persona trabajadora a distancia y donde, en su caso, desarrollará la parte de la jornada de trabajo presencial.
  6. Lugar de trabajo a distancia elegido por la persona trabajadora para el desarrollo del trabajo a distancia.
  7. Duración de plazos de preaviso para el ejercicio de la reversibilidad.
  8. Medios de control empresarial de la actividad.
  9. Procedimiento a seguir en el caso de producirse dificultades técnicas que impidan el normal desarrollo del teletrabajo.
  10. Instrucciones dictadas por la empresa, en materia de protección de datos.
  11. Instrucciones dictadas por la empresa, sobre seguridad de la información.
  12. Duración del acuerdo de teletrabajo.

¿Qué obligaciones impone la nueva normativa sobre teletrabajo a las empresas?

La nueva normativa en materia de teletrabajo impone que las empresas abonen los gastos derivados del trabajo a distancia, por lo que no podrá suponer la asunción por parte de la persona trabajadora de gastos relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados al desarrollo de su actividad laboral.

La norma contempla de forma expresa que los convenios o acuerdos colectivos puedan establecer mecanismos para la determinación y compensación o abono de los gastos derivados del teletrabajo.

Asimismo, en esta modalidad de prestación de servicios, la empresa mantiene la obligación de registro del horario de trabajo previsto en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. En este sentido, se deberá reflejar fielmente el tiempo que la persona trabajadora dedica a la actividad laboral, incluyendo el momento de inicio y finalización de la jornada.

También existe el deber empresarial de garantizar la desconexión digital de los trabajadores que prestan servicios a distancia, limitando el uso de los medios tecnológicos de trabajo durante los periodos de descanso, así como el respeto a la duración máxima de la jornada.

Surge también la obligación de que las empresas provean una adecuada protección en materia de seguridad y salud en el trabajo en los términos previstos en la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y su normativa de desarrollo. En este sentido, se deben tener en cuenta los riesgos característicos de esta modalidad de trabajo, como pueden ser la distribución de la jornada, los tiempos de disponibilidad y la garantía de los descansos y desconexiones durante la jornada.

La evaluación de riesgos debe analizar la zona habilitada del domicilio elegida para la prestación de servicios, no pudiendo extenderse a otras zonas.

La nueva normativa además obliga a que se garantice adecuadamente el derecho a la protección de datos de los trabajadores por el uso de medios telemáticos, de acuerdo con los principios de idoneidad, necesidad y proporcionalidad de los medios utilizados.

¿Cómo controla la empresa que se utilicen por los teletrabajadores los dispositivos digitales únicamente con fines laborales?

Las personas trabajadoras pueden utilizar los dispositivos digitales para su uso personal salvo que la empresa establezca criterios de utilización de los mismos y elimine tal posibilidad, respetando en todo caso los estándares mínimos de protección de su intimidad.

Sobre este aspecto, los convenios o acuerdos colectivos que se vayan creando durante este año 2021 podrán especificar los términos dentro de los cuales las personas trabajadoras pueden hacer uso por motivos personales de los equipos informáticos puestos a su disposición por parte de la empresa para el desarrollo del teletrabajo.

Es muy importante que el acuerdo de teletrabajo contenga todos los requisitos exigidos por la legislación y para ello, nuestra recomendación es contar con el asesoramiento de abogados que aseguren el correcto cumplimiento de la normativa.

Si desea ampliar información y precisa de asesoría legal para disipar dudas y cumplir la normativa de teletrabajo, consulte nuestra guía especial sobre la materia o con nuestros abogados laborales especializados a través de este formulario. Puedes ponerte en contacto aquí.

Ana Gómez

Socia del área Laboral

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