Depósito de cuentas anuales en registro mercantil: obligaciones y régimen sancionador

Depósito de cuentas anuales en registro mercantil: obligaciones y régimen sancionador

Con la entrada en vigor de la normativa contra la falta de depósito de cuentas anuales, los abogados y asesores legales cobran un papel necesario y recomendable para completar la disolución y liquidación de las sociedades inactivas o para regularizar su situación registral con carácter previo a posibles sanciones, tras la anunciada colaboración entre registradores mercantiles y el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) que ha puesto en alerta a los administradores de dicha sociedades.

Hasta ahora resultaba bastante común, por razones de diversa índole, que aparezcan inscritas en el registro mercantil sociedades que no hacen el depósito de cuentas anuales regularmente, pese a la obligación y plazos que impone nuestra legislación.

Algunas de las razones que pueden llevar a esta situación aparente de sociedades inactivas, suele ser:

  1. Que la sociedad en cuestión se vea inmersa en un conflicto societario que impida aprobar las cuentas anuales por la Junta General de socios/accionistas;
  2. Que se haya producido un cese en la actividad, con el consiguiente vaciado de contenido: despido de trabajadores, venta de inmovilizado, etc., pero no se haya concluido el proceso de disolución y liquidación de la sociedad;
  3. Descoordinación en la gestión de sociedades en concurso de acreedores, cuando no ha sido sustituido el órgano de administración;
  4. Que el capital social esté formado mayoritariamente por una sociedad de gananciales, y esta haya sufrido un proceso de divorcio con liquidación y reparto de cuotas en la sociedad, que conlleve el bloqueo societario;
  5. Por simple descoordinación entre el órgano de administración y sus asesores/departamento de administración.

Si bien, era habitual que ante cualquiera de las anteriores circunstancias, se cumpliera escrupulosamente con la presentación de las declaraciones tributarias obligatorias de la sociedad inactiva.

Obligaciones tras la entrada en vigor del Real Decreto 2/2021

La falta de depósito de cuentas anuales en el registro mercantil no había ocasionado hasta ahora mayor inconveniente para la sociedad, ni para sus administradores/liquidadores, manteniendo muchas veces ese estatus de sociedad inactiva o “zombi”, para evitar los gastos asociados a su disolución y liquidación.

Y es que, a pesar de que exista voluntad por parte de los socios para disolver y liquidar una sociedad, contando con abogados para ello, se necesita igualmente de un trámite formal ante Notario y de la inscripción registral que llevan asociado un coste, que muchas veces, no se puede o quiere asumir por parte de la administración de la sociedad inactiva.

Con más intensidad, cuando existe una situación de bloqueo societario y debe procederse a la disolución judicial de la sociedad inactiva, el coste para la liquidación asciende vertiginosamente a la par que los plazos procesales.

Sin embargo, con la entrada en vigor del Real Decreto 2/2021 por el que se aprueba el Reglamento de Auditoría de Cuentas, esta situación va a cambiar radicalmente y, en consecuencia, las sociedades que no cumplen con su obligación de depositar las cuentas anuales en registro mercantil están abocadas a su desaparición.

Depósito de cuentas anuales en registro mercantil: sanciones

El legislador ha aprovechado la aprobación de este esperado texto legal, para introducir dos disposiciones adicionales que muestran un impulso claro para desarrollar el régimen sancionador que ya estaba previsto en el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital, mediante la colaboración entre registradores mercantiles y el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), quien es el órgano competente en materia de sanción por falta de depósito de cuentas.

En resumen, lo que pretende esta nueva regulación es consolidar una estrategia continuada para intensificar la lucha contra las sociedades inactivas, que pueden ser usadas como instrumento en la comisión de actividades ilícitas y para la opacidad de patrimonio no declarado que, en muchas ocasiones, implican además el consiguiente delito de blanqueo de capitales.

No podemos obviar que junto al resto de documentos de las cuentas anuales que se deben depositar en el Registro Mercantil anualmente, se encuentra un formulario sobre la titularidad real de la Sociedad, esto es, aquellas personas físicas que directa o indirectamente ostentan más del 25% del capital social.

En este sentido, si bien es cierto que con anterioridad a esta regulación existía un régimen sancionador para el incumplimiento de la obligación de depósito de cuentas anuales, en la práctica, eran muy pocos los casos en que se conocía la sanción a estas sociedades inactivas.

Ahora con la expresa colaboración entre ICAC y los registradores mercantiles, quienes conocen en su archivo del movimiento e incumplimiento de las sociedades inactivas, previéndose incluso un premio vía arancel para los registradores por la agilización de la tramitación de expedientes sancionadores, se ofrece un incentivo firme para impulsar una persecución “de oficio” de los registradores y hacer una propuesta de sanción al ICAC, en el marco del expediente sancionador.

Adicionalmente, no podemos olvidar que no solo las sociedades que no depositen en plazo las cuentas anuales serán las destinatarias de las sanciones que imponga el ICAC, sino que además los administradores/liquidadores también deberán responder por la falta de diligencia e indirectamente, en caso de falta de patrimonio en las sociedades inactivas, podrían llegar a hacer frente con su propio patrimonio de las sanciones que imponga el ICAC, en un eventual procedimiento de derivación de responsabilidad.

En conclusión, con la entrada en vigor de esta nueva normativa que impulsa la sanción a la falta de depósito de cuentas anuales en el registro mercantil, recomendamos que se pongan en contacto con sus asesores legales para optar a completar la disolución y liquidación de su sociedad, o para regularizar su situación registral con carácter previo a la incoación de cualquier expediente sancionador. Puede contactar con nuestros abogados especializados aquí.

Jesús Rubiño

Área mercantil

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