La importancia de la copia oculta

El envío de correos electrónicos a diversos destinatarios, para fines de carácter profesional sin utilizar la aplicación de  copia oculta, puede darnos un buen disgusto. Veamos por qué.

La dirección de correo electrónico, en tanto en cuanto permite identificar a su titular y contiene información del mismo, es un dato de carácter personal, y su tratamiento está sometido a la normativa vigente en materia de protección de datos. Así,  con carácter general, como nos indica la Agencia Española de Protección de Datos (en adelante, AEPD), no será posible la utilización o cesión  de la dirección de correo electrónico si el interesado (titular de la misma) no ha dado su consentimiento para ello.

Por lo tanto, si en el ámbito empresarial enviamos un correo electrónico a diversos destinatarios para la convocatoria, por ejemplo, de un evento o de una presentación a unos clientes, o, en su caso,  de un proceso de selección a los candidatos que van a intervenir en el mismo, y dicho envío no se hace con copia oculta, estaremos incurriendo en una infracción de la normativa vigente en materia de protección de datos, como detallaremos a continuación.

Eso por lo que se refiere al envío de dichas comunicaciones a destinatarios ajenos a la empresa emisora de las mismas; ahora bien, en el proceso de envío de aquéllas dentro del ámbito interno de la propia organización empresarial, es decir, a los empleados de la misma a través de sus direcciones de correo corporativas y sin copia oculta, tendremos que atender al criterio de la AEPD, que ha determinado que no se consideraría tal infracción por cuanto ello redunda en la optimización de la gestión y desarrollo de actividad de la propia empresa; si bien, como salvedad, siempre que se dirijan a ese contexto corporativo, pero que no tenga ninguna incidencia en el ámbito personal de los empleados.

Al considerarse la dirección de correo electrónico un dato de carácter personal, debemos tener en cuenta que el derecho a la protección de datos, tiene la condición Derecho Fundamental según la Sentencia del Tribunal Constitucional 292/2000, con lo que debemos prestar la máxima observancia al respecto del mismo, evitando cualquier actuación que pueda conculcarlo.

Así, debemos considerar que la AEPD, ya recomendaba en su Memoria del año 2007 “(…) la utilización de garantías de confidencialidad de los destinatarios en el envío de correos electrónicos (…)” .

Desde luego, el envío de cualquier correo electrónico a varios destinatarios mediante copia oculta, es una garantía de confidencialidad a las que hace referencia la AEPD porque, además, se está dando cumplimiento a lo dispuesto en la normativa vigente en materia de protección de datos, y, en concreto a la obligación de guardar secreto definida en el artículo 10 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal.

Según ha indicado dicho organismo, en diversas resoluciones “ el deber de secreto tiene como finalidad evitar que, por parte de quienes están en contacto con los datos personales almacenados en ficheros, se realicen filtraciones los datos no consentidas por sus titulares”.

Como soporte de dicho criterio, la AEPD acoge la posición de la Jurisprudencia que cita en sus resoluciones y que indicamos a continuación, por su trascendencia y claridad; así, el Tribunal Superior de Justicia de Madrid en su Sentencia de 19 de julio de 2001, y la Audiencia Nacional en su Sentencias, entre otras, de 14 de septiembre de 2001 y de 29 de septiembre de 2004.

De hecho, la AEPD ha sancionado a diversas empresas por el incumplimiento de lo dispuesto en artículo anteriormente citado. Debemos recordar en ese sentido, que dicho incumplimiento supone la comisión de una infracción de carácter grave (artículo 44.3 d de la citada Ley Orgánica), pudiendo ser sancionado el  responsable de la misma con una sanción que puede oscilar entre los 40.000 € y los 300.000 €; si bien teniendo en cuenta los criterios de graduación de las sanciones previstos en el artículo 45.5 de la misma disposición legal.

Atendiendo a lo expuesto, si el lector de estas líneas ya venía procediendo al envío de correos electrónicos con las garantías indicadas, no cabe duda, está actuando correctamente. Por el contrario, si no lo había advertido hasta ahora recomendamos, como no podría ser de otra forma, que utilice la aplicación de copia oculta para el envío, al mismo tiempo y a diversos destinatarios, de las comunicaciones electrónicas de índole profesional. De esta forma no sólo evitará cualquier denuncia ante la AEPD, y el consiguiente procedimiento sancionador con la imposición de la sanción correspondiente, sino el reconocimiento del cumplimiento de las disposiciones citadas.

Por lo tanto, reiteramos, utilicen siempre la copia oculta en sus comunicaciones electrónicas.

Monica Muñoz González
Ceca Magán Abogados

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