Ventajas de disponer de un Manual del Empleado; por Jorge Sarazá

Hoy en día son cada vez más las fuentes que nutren las relaciones laborales en nuestro país, quizás influidos también por ciertas Compañías que han adoptado correctamente ciertas prácticas que facilitan el desarrollo y ejecución de las funciones de los trabajadores en una empresa. En este contexto, en la actualidad, son cada vez más las empresas que disponen de un Manual del Empleado, o código similar, para ordenar ciertos aspectos del día a día en la prestación de servicios.

Un buen Manual del Empleado es una herramienta que recoge las principales pautas, protocolos y procedimientos que se han de seguir por los empleados ante determinadas situaciones y en ciertas circunstancias, ofreciendo al miembro de la organización algunos mecanismos y soluciones ante situaciones que pueden surgir en el desempeño de su trabajo. Del mismo modo, sirve para informar al trabajador de los procedimientos establecidos en la empresa en relación con la ejecución de su trabajo y condiciones laborales de aplicación.

Por tanto, estamos ante un documento que contiene normativa interna de la empresa, reguladora de pautas de actuación ante determinadas situaciones. Por lo que genera obligaciones, ordena y organiza el trabajo y ofrece información sobre qué hacer y cómo hacer en cada momento.

Situaciones tan diversas como pedir unas vacaciones, comunicar una situación de Incapacidad Temporal o un accidente de trabajo, establecer una política de viajes, un código de vestimenta, medidas de prevención de riesgos laborales generales, uso de nuevas tecnologías y herramientas de trabajo, o cuestiones relacionadas con la carrera profesional, entre múltiples aspectos posibles. Dicho todo ello a título ilustrativo y no exhaustivo; pues habrá tantas materias como empresas existan. Si bien es cierto que cada manual se adapta a lo que cada empresa requiere y necesita.

Por ello, podemos señalar algunas de las ventajas concurrentes en el caso de disponer de un Manual del Empleado en la empresa:

  1. Ante todo, es una herramienta de información para todos los trabajadores, fuere cual fuere su rango o jerarquía. De modo que ilustra al personal acerca de multitud de aspectos relacionados con determinados protocolos de actuación, su puesto de trabajo, departamento, la empresa o el grupo al que pertenece.
  2. Es parte inseparable del contrato de trabajo, bien firmado al inicio como anexo al mismo, bien en un momento posterior, como normativa interna de la empresa. Y, por tanto, su cumplimiento y observación forma parte de las obligaciones laborales del empleado.
  3. Es un documento transmisor de información y generador de formación para el empleado. Pues en el mismo se contienen aspectos reguladores de la relación laboral que se pueden consultar y se deben conocer en todo momento. Estos documentos se pueden actualizar cada cierto tiempo.
  4. Es una herramienta capaz de generar por sí misma cultura empresarial y conducir a la plantilla a un determinado clima laboral. Pues el documento debe contener los principios y valores esenciales de la Compañía, que imbuirán todo cuanto se contiene en el documento. Además, sirve para informar al trabajador de quiénes somos, qué hace la empresa, sus ramas de actividad, centros de trabajo, productos, marcas, actitud y posición de la empresa hacia ciertas situaciones, etc.
  5. Sirve como mecanismo de prevención de problemas y como “base de datos”. De modo que, al reflejar pautas de comportamiento, protocolos de actuación y similares, el trabajador sabrá lo que la Compañía espera del mismo en cada momento. Evitando, en cierto modo, el incumplimiento o desvío al respecto de lo señalado por la empresa. Del mismo modo, sirve como “base de datos” al ser un compendio de cierta normativa interna de la empresa, pero de forma gráfica, estética, amena y práctica, así como de fácil entendimiento por parte del lector.
  6. Es una herramienta tuitiva, de fácil acceso y comprensión. De forma que permite al trabajador conocer cómo actuar ante determinadas situaciones, pero sin perder rigor y detalle; pudiendo remitir, en su caso, a anexos, aclaraciones o políticas más elaboradas y desarrolladas que la Compañía tenga a bien disponer en función de la complejidad de las mismas.
  7. Sirven para regular cuestiones particulares de cada empresa o negocio, de modo que no necesariamente se deba acudir a una norma de rango superior que no está dedicada al sector en el que la empresa presta servicios, o que se aleja de la casuística concreta de nuestro negocio. Habrán de determinarse las materias que son susceptibles de incluirse y regularse en el manual.
  8. De una forma responsable y bien desarrollada, el Manual del Empleado al emanar del poder de dirección y organización del empresario (art. 20 del Estatuto de los Trabajadores), permite ordenar ciertos aspectos de las relaciones laborales, por lo que su incumplimiento puede dar lugar a medidas disciplinarias, que, de no estar reguladas, recogidas, ordenadas y sistematizadas, tendrían difícil prueba en un proceso judicial. Pues la mera costumbre no solo es de difícil prueba, sino que en reiteradas ocasiones no es suficiente.

Nuestra jurisprudencia cada vez avala más este tipo de normas en las empresas, le dotan de mayor fuerza obligatoria en lo que a su cumplimiento se refiere y se contemplan como mecanismos válidos para informar sobre ciertos acontecimientos o protocolos de actuación en las empresas.

En definitiva, un buen Manual del Empleado puede evitar ciertos problemas en el día a día de la empresa, como mínimo servirá de “base de datos”, así como de herramienta básica de información al trabajador y permite la regulación concreta de ciertas pautas de actuación en la Compañía. Los manuales se pueden adaptar a cada empresa según sus condiciones, circunstancias, valores, historia, colectivos, etc. De modo que el documento se convierte en la actualidad en una herramienta indispensable en una empresa.

Jorge Sarazá Granados
Abogado Manager del área Laboral

 

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