La organización de la empresa se representa a través de un organigrama.
El organigrama es un gráfico que muestra la estructura organizativa de una empresa u organización. Representa los departamentos de la empresa, las relaciones que hay entre éstos y las líneas de mando.
Cada empresa se organiza según sus necesidades, por lo que cada empresa tiene un organigrama diferente. No obstante, las empresas con una misma actividad y dimensiones similares acostumbran a tener organigramas similares.
Generalmente los organigramas tienen una disposición jerárquica, es decir, en la parte superior se indican los órganos directivos, a continuación los departamentos (en el mismo nivel y coordinados entre sí) y los departamentos se dividen en secciones, cada una de las cuales asume unas determinadas funciones dentro de la organización.
Los organigramas tienen una finalidad sobre:
- Informativa: permiten a los miembros de la organización y a las personas vinculadas a ellos conocer, globalmente, sus características generales.
- Instrumental: facilitan el análisis estructural de la organización y ponen de relieve, de manera muy clara, las particularidades esenciales de la organización representada.
Para que un organigrama sea útil tiene que cumplir los siguientes requisitos:
- Veracidad. Debe reflejar con exactitud la estructura organizativa porque, si no, puede inducir a confusión o resultar inútil.
- Actualidad. Las estructuras organizativas no acostumbran a ser estáticas, por tanto, pueden cambiar con el paso del tiempo, lo que exige que el organigrama se actualice. Evidentemente, para que un organigrama sea útil ha de reflejar la estructura actual de la empresa y no la que tenía en el momento de su creación.
- Sencillez. El organigrama debe contener solo los elementos que sean estrictamente indispensables para proporcionar una idea clara de la estructura organizativa.
- Comprensibilidad. La representación gráfica ha de ser fácilmente comprensible para cualquiera de las personas a quien se dirige la información que contiene.
Según el contenido se pueden distinguir tres clases de organigrama:
- Analítico: contiene información muy específica y proporciona datos. La información es completa y detallada.
- General: proporciona una visión muy simple de la organización. En este tipo de organigrama se encuentra la información más importante.
- Suplementario: es complementario al organigrama analítico y proporciona información más detallada de la estructura organizativa.
Se pueden establecer muchas clasificaciones. De acuerdo con la forma de la representación gráfica, por ejemplo, se pueden considerar los tres tipos siguientes:
- Vertical: cada nivel subordinado se representa con un cuadro, en el nivel inferior, unido por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad sobre los niveles dependientes.
En los organigramas verticales, las unidades que tienen más autoridad se sitúan en las posiciones más elevadas, y por debajo se colocan las que están subordinadas.
Una variedad de este tipo de representaciones son los organigramas piramidales, que consisten en representar una pirámide dividida horizontalmente en diversas partes, cada una de las cuales se corresponde con un nivel de autoridad. En la cúspide de la pirámide se sitúan las unidades de más autoridad y en la base aquellas con menos autoridad.
- Horizontal: representa los mismos elementos que el organigrama vertical con la diferencia que, en este caso, el nivel de más autoridad se sitúa a la izquierda y el resto de niveles se representan sucesivamente hacia la derecha.
En los organigramas horizontales, las unidades de más autoridad se sitúan a la izquierda y las subordinadas se colocan a su derecha.
- Circular: tienen forma de circunferencia. En la parte central se representa la autoridad máxima y alrededor se trazan círculos concéntricos que simbolizan el resto de niveles de la organización.
- Sectorial: se representa mediante círculos concéntricos. En la parte central se encuentra la autoridad máxima y alrededor el resto de niveles de la organización.
Raquel Penella
Ceca Magán Abogados