El pasado mes de diciembre tuve la fortuna de ser invitado a la Mesa Redonda que organizaba ESADE sobre optimización de la gestión de Despachos en tiempos de crisis. Dentro de las muchísimas cuestiones interesantes que se debatieron, dado el alto nivel de los ponentes, Alejandro García, (Gerente de Uría), Eugenia Navarro (Profesora de Marketing de ESADE) Paloma Cardoso (Directora General de Albiñana) y Emilio Martínez (Director General de Organización de Cuatrecasas) hubo una frase que me llamó especialmente la atención y que resume, desde mi humilde punto de vista, aquello que debemos hacer en tiempos de crisis. Emilio Martínez dijo que debemos tener imaginación para afrontar la crisis. Contraponía las soluciones “fáciles” (reducción de personal, ahorro en medios, etc) a las soluciones imaginativas, porque aquellas primeras no son eran una solución, sino un parche y estas últimas suponen un cambio y una innovación.
¿Y que son soluciones imaginativas? La respuesta parece compleja pero no lo es, al menos en su concepto. Una solución imaginativa es la fregona. Algo tan de sentido común como es poner un palo a un paño para poder fregar de pie en vez de tener hacerlo de rodillas. Una solución imaginativa. Un nuevo proceso, una nueva manera de realizar la misma función. Este es el reto, encontrar nuevas formas, nuevos procedimiento para hacer lo que antes hacíamos, de una manera más eficiente y menos costosa.
Las personas responsables en la gestión y dirección de una firma de abogados debemos plantearnos, especialmente en estos tiempos de crisis, como mejorar los procesos de un Despacho de Abogados. Tenemos la obligación de pensar y volver a pensar, como podemos hacer que los nuestro Despacho sea más eficiente. Que soluciones, que nuevos procedimientos, podemos implementar para conseguir que nuestros abogados se centren lo más posible en labores técnicas facturables y en labores comerciales que proporcionen vías de negocio a la firma en vez de tareas de soporte o administrativas.
Debemos hacer un esfuerzo imaginativo para ver más allá del “siempre se ha hecho así”. Precisamente el “siempre se ha hecho así” tiene que ser el primer objetivo de nuestra imaginación. En Ceca Magán teníamos una labor reconocidamente ingrata para todos los Letrados, la cancelación de expedientes una vez que se habían terminado jurídicamente. Era algo pesado para todos nosotros y por lo tanto siempre retrasábamos el acometer esa tarea lo más posible. La consecuencia era que una vez cada dos meses, más o menos, nos pasábamos horas cancelando decenas de expedientes, según el procedimiento marcado. Por un lado esto suponía perdida de horas de Letrados en esta tarea y por otra, que la Firma no conocía en tiempo real, la producción de cada expediente hasta que se cerraba formalmente aunque estuviese terminado hace un par de meses. Todo este proceso ha desaparecido. Ahora, el Letrado sólo debe comunicar el número del expediente para cerrar. Sólo eso.
¿Qué hemos hecho? Aprovechar dos factores combinativos, personal y tecnológico. Por un lado, hemos instaurado la figura del Controller, que con su labor asistencial en tareas administrativas propias del Departamento permite que los abogados no empleen tiempo en estas funciones. Para poder conseguir que el Controller de Departamento pueda hacer la labor que antes hacían varias personas, había que dotarle de mejores instrumentos y facilitarle la labor. Se ideó con los diseñadores del programa de gestión del Despacho, que se creará un informe en ventana, que recogiese, de manera unificada, los datos necesarios para cerrar el expediente y que ya constaban en el mismo pero de manera independiente e inconexa. De esta manera se puede cotejar de manera simple y rápida, el servicio prestado, la cantidad presupuestada para dicho servicio y lo facturado por el mismo.
La consecuencia de todo ello es que ahora una persona con un mínimo de tiempo puede hacer la labor que antes realizaban varias personas durante varias horas, siendo además una molestia para los Letrados que sistemáticamente retrasábamos esa labor tan ingrata.
Simplemente, un día decidimos tener imaginación para hacer las cosas de otra manera y no sólo acertamos, sino que vimos que esta vía nos aporta soluciones a pequeñas cosas que siempre se habían hecho así y que ahora hacemos más eficientemente.
Ya lo dijo Albert Einstein, en los momentos de crisis, sólo la imaginación es más importante que el conocimiento.
Emilio Gude Menéndez
Ceca Magán Abogados