Gestión documental: optimización de recursos

La gestión documental en el ámbito del Despacho de abogados permite llevar a cabo un almacenamiento ordenado y lógico de todo de los expedientes que en el mismo se tramitan;  salvaguardando todas sus notificaciones y  demás documentos de posibles “imprevistos”, significando además un aumento considerable en la eficiencia de su negocio.

A medida que un despacho profesional crece, lo hacen sus clientes y sus encomiendas;  eso supone el almacenamiento de “montañas y montañas de papeles”, a las que mediante herramientas informáticas como los programas de gestión documental y base de datos, logramos dotar de mayor control y accesibilidad, paliando en gran medida, los inconvenientes tanto físicos como temporales del almacenamiento tradicional de expedientes. Es decir, además del indudable problema que supone clasificar miles de folios, muchos de los cuales contienen información sensible, el gran espacio físico que los mismos necesitan en nuestro despacho, nos obligan  a destinar parte importante de la superficie productiva como trastero.

Si el espacio ocupado o el tiempo invertido en el rescate de documentos archivados, no  se perciben como motivos suficientes, la optimización de nuestros recursos se suma a la lista de aspectos a considerar.  Por ello, resulta necesario valorar el uso de sistemas de digitalización documental desde quizás, la mayor necesidad de un despacho de abogados; la rentabilidad de nuestro trabajo orientado a la resolución de los procedimientos encomendados. Así, el tiempo recuperado gracias a este tipo de herramientas, será destinado actividades más rentables tanto productivamente como económicamente.

Este tipo de programas nos permitirán además un cumplimiento exhaustivo de la Ley Orgánica de Protección de Datos, al poseer la mayoría un sistema de control de confidencialidad y la elaboración de auditorías internas de tareas, modificaciones y accesos a los documentos y la información que en ellos se almacena.

El único hándicap con el que nos encontramos es que el sistema actual de justicia, no ha hecho propias las necesidades arriba detalladas, y las herramientas TIC resultan algo muy lejano para él; si bien es cierto que en determinadas ciudades, jueces empiezan a solicitar que las pruebas o documentales voluminosas sean aportadas en soporte digital. Por este motivo, los despachos de abogados se ven aún lastrados y obligados por tanto, a la impresión de documentos y al almacenamiento de papel,  que de llevar un respaldo de digitalización y organización informática previos, resultarán de rápida gestión, y no sólo espacio en nuestras estanterías y trasteros.

Ana Mallén
Ceca Magán Abogados

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