Constitución de sociedades: trámites, documentación y costes

Cuando un emprendedor decide poner en marcha un nuevo negocio o materializar un determinado proyecto comercial, es habitual y natural que centre todos sus esfuerzos y preocupaciones al desarrollo de la idea. No obstante, es conveniente que tenga también presente, ya desde el principio, como articular jurídicamente la organización del negocio, y el primer paso para ello es, necesariamente, la constitución de una sociedad mercantil.

 Es importante mencionar que las sociedades mercantiles permiten limitar la responsabilidad al importe del capital inicial que se ha decidido invertir en la empresa, de modo que el socio no responde con su patrimonio personal en caso de insolvencia. Por el contrario, el empresario individual (autónomo) no tiene limitación en cuanto a su responsabilidad, respondiendo personalmente, de forma subsidiaria, por las deudas generadas por el desarrollo de su actividad económica.

Fundamentalmente, los dos tipos de sociedades que más se utilizan en el desarrollo de una actividad económica son la Sociedad de Responsabilidad Limitada y la Sociedad Anónima, siendo la primera la más común, pues en España existen más de un millón de Sociedades Limitadas, mientras que solo existen alrededor de cien mil Sociedades Anónimas.

 También están presentes en nuestra legislación mercantil la sociedad colectiva y la sociedad comanditaria por acciones, pero por su carácter residual y especifico no serán objeto del análisis de hoy.

 ¿Cómo se constituye una Sociedad?

 Si bien la constitución de una sociedad no supone un procedimiento extremadamente complejo, es importante dejarse asesorar por profesionales en la materia, pues las particularidades del caso concreto o negocio son determinantes a la hora de articular la organización corporativa. A continuación exponemos, a grandes rasgos, los trámites esenciales de la constitución:

 1. Solicitud de Certificación Negativa de denominación

El primer paso es la reserva de la denominación de la Sociedad. Necesariamente el socio o cualquiera de los socios fundadores en caso de que haya más de uno, deberá solicitar una Certificación Negativa del Registro Mercantil Central en la que se certifique que el nombre escogido para la sociedad es único, y por lo tanto, no coincide con ninguna otra sociedad que opere en el mercado bajo la misma denominación.

Cabe advertir que, una vez emitida la certificación, la denominación permanecerá reservada durante seis meses, debiéndose solicitar una nueva certificación transcurrido dicho plazo sin que se haya constituido la compañía.

2. Apertura de cuenta bancaria

 El siguiente paso es la apertura de la cuenta bancaria de la sociedad, en la que se deberá hacer la aportación que el empresario considere necesaria para el inicio de la actividad (a estos efectos, el importe mínimo exigido por la legislación es el de 3.000 euros en las Sociedades Limitadas y 60.000 en las Sociedades Anónimas). Realizada esa aportación dineraria, la entidad bancaria emitirá una certificación de las aportaciones realizados, a efectos de que se incorpore a la escritura pública de constitución.

No obstante lo anterior, la aportación inicial también puede hacerse mediante aportación no dineraria, siempre que los bienes aportados sean susceptibles de valoración económica (bienes muebles o inmuebles, patentes y marcas, etc.). Si bien siempre se aconseja que la sociedad cuente con un mínimo de capital para mantener una cierta tesorería.

3. Elaboración de los Estatutos Sociales

 Los estatutos sociales son las normas que rigen el funcionamiento interno de la Sociedad y deben incorporarse, necesariamente, a la escritura de constitución.

El contenido mínimo de los Estatutos es el siguiente:

• Denominación social.
• Objeto social, esto es la actividad que desarrollará la sociedad.
• El domicilio social.
• El capital social, que en el caso de las Sociedades de Responsabilidad Limitada estará dividido en participaciones y en las Sociedades Anónimas en acciones.
• Modo de organizar la administración de la sociedad, esto es a través de administradores unipersonales o colegiados en Consejo de Administración.
• El modo en que los órganos colegiados de la sociedad deberán deliberar y adoptar sus acuerdos.

Si bien este es el contenido mínimo, los estatutos pueden contener además otras previsiones relacionadas con el funcionamiento de la compañía, que a pesar de no ser contenido mínimo y esencial, son de gran importancia, como por ejemplo el régimen de transmisión de acciones o participaciones sociales, prestaciones accesorias o, incluso causas de separación o exclusión de socios.

 4. Otorgamiento de la escritura ante notario

Realizados los anteriores trámites y habiéndose obtenido los documentos referenciados, los socios fundadores otorgarán la escritura de constitución de la sociedad ante notario. En caso de que alguno de ellos compareciera mediante representación, será necesario un poder notarial que apodere al representante para dicho acto. En la escritura de constitución se indicará:

• La identidad de los socios fundadores.
• La voluntad de constituir una sociedad de capital, indicando el tipo social escogido (Sociedad de Responsabilidad Limitada o Sociedad Anónima).
• Las aportaciones que cada socio realice, que se complementará con la aportación del certificado bancario, en caso de aportación dineraria.
• Los Estatutos de la Sociedad.
• La identidad de las personas que inicialmente administren la sociedad.
• En las sociedades anónimas deberá constar, además, la cuantía aproximada de los costes de constitución.

Asimismo, junto con la escritura de constitución deberá otorgarse la oportuna acta de titularidad real, para el supuesto que alguna persona física ostente, de forma directa o indirecta, el control de más del 25% de la sociedad.

5. Obtención del N.I.F provisional

 Otorgada la escritura de constitución, deberá solicitarse el N.I.F provisional de la sociedad ante la AEAT, que no conlleva gasto asociado en caso de solicitarse sin intermediarios.

 6. Inscripción en el Registro Mercantil

La escritura de constitución debe remitirse al registro mercantil del domicilio social para su inscripción. Con la inscripción, la sociedad adquiere personalidad jurídica y lo que nos permitirá solicitar el N.I.F definitivo, que tendrá la misma numeración que el provisional.

7. Alta censal en el Impuesto de Actividades Económicas

 Una vez inscrita la constitución de la sociedad en el Registro Mercantil y obtenido el N.I.F definitivo, deberá presentarse el Modelo 036, informando a Hacienda del inicio de las actividades.

 ¿Cuál es la documentación adicional que necesita el socio extranjero que quiere constituir una sociedad en España?

 La legislación española establece que todas aquellas personas físicas o jurídicas con intereses económicos en España deberán dotarse de un N.I.F propio y exclusivo (en caso de personas jurídicas) o de un N.I.E (para personas físicas).

Con ello, toda sociedad extranjera con intención de constituir una sociedad filial en España deberá obtener el N.I.F ante la Agencia Estatal de la Administración Tributaria. Asimismo, las personas físicas extranjeras que vayan a ser socios o administradores de compañías españolas deberán obtener el N.I.E ante la Dirección General de la Policía.

¿Qué otros documentos son relevantes?

 Es lógico y razonable que, constituida la sociedad, el emprendedor centre ya todos sus esfuerzos en la ejecución del plan comercial y desarrollo del negocio. No obstante, más allá de estas necesidades, es imprescindible tener en consideración determinadas cuestiones que garanticen la continuidad de la empresa y que, en caso de conflicto permitan una resolución pacífica. Para ello, en aquellos supuestos en los que exista una pluralidad de socios, es importante la articulación de un Pacto de Socios, que regule las relaciones entre ellos, la adopción de decisiones y la resolución de posibles conflictos. Ya hemos tenido la oportunidad de hablar de esta cuestión en anteriores publicaciones.

¿Cuáles son los costes de constitución de una sociedad?

 Como se ha mencionado a lo largo del presente artículo, en la constitución de una sociedad intervienen una pluralidad de profesionales que perciben unos honorarios, así como instituciones que cobran unas determinadas tasas o aranceles.

Si el interesado no desea dotarse de un asesoramiento legal, el coste de constitución de una sociedad asciende aproximadamente a los 850 euros, que incluyen los honorarios del notario, del registro mercantil, la comisión bancaria por la emisión del certificado y el coste de la reserva de la denominación. Sin embargo, es más que aconsejable recurrir a los servicios y consejos de un abogado especializado en derecho mercantil que garantice una ordenada y satisfactoria constitución.

Asimismo, cabe advertir que no se podrá disponer las cantidades depositados en concepto de aportación dineraria hasta que no se haya concluido el proceso de constitución.

Puede contactar con nuestros abogados especializados aquí.

Albert Suriñach

Abogado del Área mercantil